Geef toe, op een groepsfoto zoekt u eerst naar uw eigen afbeelding. Een brief met uw naam erop krijgt voorrang op de rest van uw post. Kortom, u bent in de eerste plaats geïnteresseerd in uzelf. Dat is menselijk, want het geldt voor ieder van ons.
Interessant is dat u dit inzicht ook kunt gebruiken in uw eigen communicatie. Toch als u, naast inhoudelijk correct, ook klantgericht wilt communiceren. Klantgerichte communicatie begint al bij de aanspreektitel. Die mag u dus niet verwaarlozen.
Toch kiezen professionals in e-mails en zelfs in brieven geregeld voor het korte, onpersoonlijke Geachte of Beste. Eindigen doen ze dan doorgaans met de afkorting Mvg.
Hiermee doet u als professional niet alleen afbreuk aan de regels voor klantvriendelijke communicatie, u creëert tegelijk een verkeerd beeld van uzelf.
Want een schrijver die kiest voor een onpersoonlijke aanspreking en een slordige afsluiting geeft al snel de indruk kortaf en ongeïnteresseerd te zijn.
Geachte mevrouw schrijven, is trouwens een kleine moeite. Kent u de familienaam van de dame in kwestie, dan schrijft u bij voorkeur Geachte mevrouw Wouters.
Bij Beste hoort dan weer een voornaam, Beste Charlotte en niét Beste mevrouw Wouters. Waarom? Omdat u het informele ‘Beste’ liever niet combineert met het formele ‘mevrouw’.
Wilt u toch graag ‘mijnheren of mevrouwen zonder Geachte’, schrijf dan gerust Dag mevrouw Wouters, zoals u het ook zou zéggen als u mevrouw Wouters persoonlijk zou ontmoeten.
Dergelijke ‘spreektaal op papier (of in e-mail)’ levert in bepaalde contexten verrassend goede resultaten op. Het hangt er maar vanaf wie uw lezer is en welk doel u wilt bereiken.
Conclusie: onderschat de psychologische kracht van schriftelijke communicatie niet. Door de manier waarop u schrijft, creëert u bij uw lezer een beeld van uzelf, van uw bedrijf, uw kantoor of uw dienst.
Uw voordeel: met een persoonlijke aanspreektitel, een zakelijke, moderne schrijfstijl en een gepaste afsluiting, voelt uw lezer zich correct benaderd en zal hij automatisch meer waarde hechten aan de rest van uw tekst.